Kan één beveiligingsbedrijf meerdere evenementen tegelijk beheren in IMS?

Ja. Elk evenement of elke opdrachtgever krijgt een eigen project binnen IMS, met een eigen team, eigen meldingen en eigen rapportage. Een centralist kan meerdere projecten tegelijk overzien, maar de gegevens van het ene project zijn nooit zichtbaar binnen het andere.

Kan onze opdrachtgever meekijken in het logboek?

Dat kan, als je dat wilt. Een opdrachtgever krijgt dan een eigen, beperkte rol die alleen inzage geeft in zijn eigen project, niet in de projecten die je voor andere klanten draait.

Is een digitaal incidentendossier bruikbaar als bewijs?

Een tijdgestempeld, herleidbaar dossier met de naam van de melder en elke opvolging staat sterker dan een portofoonmelding of los appje. Of het in een specifieke situatie ook juridisch voldoende is, hangt af van de aard van het incident - raadpleeg bij twijfel je eigen juridisch adviseur of verzekeraar.

Werkt IMS ook zonder goed netwerkbereik op locatie?

Meldingen die je vastlegt op een plek zonder bereik staan lokaal klaar op het toestel en synchroniseren automatisch zodra er weer verbinding is, zodat er niets verloren gaat tijdens een dienst op een afgelegen deel van het terrein.

Hoeveel beveiligers hebben we nodig voor een evenement?

Daarvoor bestaat geen vaste landelijke norm; de benodigde inzet hangt af van het risicoprofiel van het evenement en wordt vaak in overleg met de gemeente bepaald. In ons kennisbank-artikel over beveiligers per bezoekers lees je welke factoren daarbij meewegen.

Logboek voor beveiligingsbedrijven

Eén logboek en meldkamer voor je hele organisatie - op elk evenement tegelijk.

IMS is het digitale logboek en de meldkamer-app voor beveiligingsbedrijven die op meerdere evenementen en bij verschillende opdrachtgevers tegelijk draaien. Centralisten sturen teams op festival, stadion en bedrijfsevenement aan vanuit dezelfde meldkamer, terwijl elke melding en elke rapportage automatisch gescheiden blijft per project en per opdrachtgever.

Demo aanvragen Bekijk het volledige logsysteem

Waarom een beveiligingsbedrijf andere eisen stelt

Eén WhatsApp-groep per project houdt tien opdrachten niet meer bij.

Meerdere opdrachtgevers, tegelijkertijd

Je beveiligingsbedrijf staat op een zaterdagavond misschien op een festival, een stadion en een bedrijfsevenement tegelijk. Elk project heeft een eigen opdrachtgever, eigen afspraken en een eigen rapportagelijn - die scheiding moet ook in je systeem overeind blijven.

Operationele aansturing op afstand

Een operationeel manager stuurt ploegen op meerdere locaties aan zonder overal fysiek aanwezig te zijn. Teamstatussen, openstaande meldingen en escalaties moeten dan realtime zichtbaar zijn, niet pas na een telefoontje.

Bewijslast bij een incident

Bij een geweldsincident, aanhouding of klacht telt vooral wat er is vastgelegd, en door wie, op welk moment. Een portofoonmelding of appje is achteraf niet herleidbaar - een tijdgestempeld dossier wel.

Een beveiligingsbedrijf dat op meerdere evenementen per maand draait, heeft geen los Excel-bestand of appgroep per project nodig, maar één systeem waarin ieder project, elke opdrachtgever en elk incident apart terug te vinden is - met dezelfde manier van werken voor iedere ploeg.

Wat het logboek voor beveiligingsbedrijven vastlegt

Van eerste melding op locatie tot rapportage per opdrachtgever.

Gescheiden per opdrachtgever en project

Elk evenement en elke opdrachtgever krijgt een eigen, afgeschermde omgeving: meldingen van de ene klant zijn nooit zichtbaar voor het team dat bij een andere klant werkt.

Teamstatus per ploeg in realtime

Beschikbaar, onderweg of ter plaatse: de centralist ziet in één oogopslag de status van elke ploeg, ook wanneer teams over meerdere locaties verspreid staan.

Audit-trail als bewijsstuk

Iedere melding, wijziging en afsluiting wordt gelogd met tijdstempel en naam - bruikbaar als onderbouwing richting opdrachtgever, verzekeraar of bij een incidentonderzoek.

Incidentregistratie volgens een vaste structuur

Van eerste melding tot afhandeling doorloopt elk incident dezelfde stappen, zodat rapportages van verschillende ploegen en locaties vergelijkbaar blijven.

Rapportage per klant, direct te exporteren

Na afloop van een dienst of evenement exporteer je een rapport per opdrachtgever, zonder gegevens van andere projecten te hoeven filteren of overtypen.

Rol- en projectgebonden toegang

Een opdrachtgever krijgt desgewenst beperkte, eigen inzage in zijn project, zonder dat hij meekijkt bij het beveiligingswerk voor een andere klant.

Van melding tot dossier voor de opdrachtgever

Precies vastleggen wat een opdrachtgever of verzekeraar achteraf wil zien.

Een beveiliger die een incident meldt, wil op dat moment vooral snel duidelijkheid en opvolging, niet een formulier invullen. IMS zet die melding automatisch om in een dossier met tijd, locatie, betrokkenen en foto's, dat later dient als onderbouwing richting de opdrachtgever of, in het uiterste geval, bij een juridisch traject. Hoeveel beveiligers je daadwerkelijk moet inzetten, bepaal je overigens niet met een vaste vuistregel maar met een risicoanalyse - zie ons artikel over beveiligers per bezoekers.

Melding, opvolging en afsluiting in één dossier per incident
Automatisch gekoppeld aan het juiste project en de juiste opdrachtgever
Herleidbaar wie wat wanneer heeft vastgelegd of gewijzigd

Rapportage per opdrachtgever

Na afloop van een evenement of dienst exporteer je het volledige logboek, gefilterd per project - handig voor de evaluatie met je opdrachtgever of als onderbouwing bij de rapportage.

AVG en EU-hosting

Alle data staat versleuteld opgeslagen binnen de Europese Unie (Supabase, Frankfurt). Toegang is rol- en projectgebonden, met een audit-trail op iedere wijziging - ook wanneer je voor meerdere opdrachtgevers tegelijk werkt.

Veelgestelde vragen

Wat beveiligingsbedrijven ons het vaakst vragen.

Kan één beveiligingsbedrijf meerdere evenementen tegelijk beheren in IMS?
Ja. Elk evenement of elke opdrachtgever krijgt een eigen project binnen IMS, met een eigen team, eigen meldingen en eigen rapportage. Een centralist kan meerdere projecten tegelijk overzien, maar de gegevens van het ene project zijn nooit zichtbaar binnen het andere.
Kan onze opdrachtgever meekijken in het logboek?
Dat kan, als je dat wilt. Een opdrachtgever krijgt dan een eigen, beperkte rol die alleen inzage geeft in zijn eigen project, niet in de projecten die je voor andere klanten draait.
Is een digitaal incidentendossier bruikbaar als bewijs?
Een tijdgestempeld, herleidbaar dossier met de naam van de melder en elke opvolging staat sterker dan een portofoonmelding of los appje. Of het in een specifieke situatie ook juridisch voldoende is, hangt af van de aard van het incident - raadpleeg bij twijfel je eigen juridisch adviseur of verzekeraar.
Werkt IMS ook zonder goed netwerkbereik op locatie?
Meldingen die je vastlegt op een plek zonder bereik staan lokaal klaar op het toestel en synchroniseren automatisch zodra er weer verbinding is, zodat er niets verloren gaat tijdens een dienst op een afgelegen deel van het terrein.
Hoeveel beveiligers hebben we nodig voor een evenement?
Daarvoor bestaat geen vaste landelijke norm; de benodigde inzet hangt af van het risicoprofiel van het evenement en wordt vaak in overleg met de gemeente bepaald. In ons kennisbank-artikel over beveiligers per bezoekers lees je welke factoren daarbij meewegen.

Werk je op een festival, een stadion of wil je eerst meer weten over de benodigde bezetting?

Zelf ervaren

Benieuwd hoe dit werkt voor je eigen beveiligingsteams?

We laten IMS in real-time zien, inclusief meerdere projecten en opdrachtgevers naast elkaar. Vragen vooraf? Mail hallo@imsystem.nl.

Demo aanvragen Bekijk de app