IMS voor evenementenbureaus
De veiligheidsregie over al je producties, van draaiboek tot evaluatie.
IMS is het digitale logboek voor evenementenbureaus en organisatoren die de veiligheidsregie voeren over hun events. Je houdt overzicht over meerdere producties tegelijk, werkt in dezelfde meldkamer samen met beveiliging, EHBO en gemeente, en levert na afloop een onderbouwde evaluatie op zonder aantekeningen achteraf te hoeven verzamelen.
Waarom een organisator andere eisen stelt
Jij bent de enige die het hele evenement overziet, niet één discipline.
Meerdere producties, één overzicht nodig
Een bureau draait vaak meerdere evenementen per seizoen, soms zelfs in hetzelfde weekend. Zonder gedeeld overzicht ontstaat per productie een eigen manier van werken - lastig te vergelijken en foutgevoelig bij overdracht.
Regie over meerdere partijen tegelijk
Beveiliging, EHBO, verkeersregelaars en soms de gemeente werken tijdens een event naast elkaar, meestal via losse communicatiekanalen. Als organisator ben jij degene die dat geheel moet overzien en kunnen bijsturen.
Verantwoording achteraf, niet alleen tijdens
Veel vergunningen vragen om een evaluatie na afloop, met een reconstructie van wat er is gebeurd. Die reconstructie is alleen betrouwbaar als de onderliggende meldingen tijdens het evenement al goed zijn vastgelegd.
IMS is daarom niet gebouwd als los meldsysteem voor één discipline, maar als gedeelde regieomgeving voor de organisator: van het draaiboek dat je vooraf opstelt tot de evaluatie die je achteraf oplevert aan opdrachtgever en gemeente.
Wat het logboek voor organisatoren vastlegt
Van draaiboek-rol tot evaluatie richting opdrachtgever en gemeente.
Draaiboek en meldkamer in dezelfde omgeving
Rollen, tijdschema en contactpersonen uit je draaiboek vormen de basis van de meldkamer, zodat iedereen tijdens het evenement met dezelfde indeling werkt.
Eén meldbeeld voor alle disciplines
Beveiliging, EHBO en verkeersregelaars melden in hetzelfde systeem, met een overzicht dat de organisator over alle disciplines heen kan volgen.
Overzicht over meerdere producties
Draai je meerdere evenementen in dezelfde periode, dan zie je per productie een eigen project - met een eigen team, eigen meldingen en eigen rapportage.
Realtime status per team en per post
Beschikbaar, onderweg of ter plaatse: de organisator ziet direct waar een team staat, zonder daarvoor los te hoeven bellen of appen.
Evaluatie direct uit het logboek
Na afloop exporteer je het complete logboek als basis voor de evaluatie richting opdrachtgever en gemeente, met tijdstempel en opvolging per melding.
Audit-trail op iedere wijziging
Wie een melding heeft aangemaakt, opgevolgd of afgesloten staat vast - herleidbaar wanneer een toezichthouder of opdrachtgever ernaar vraagt.
Van draaiboek tot evaluatie
Eén doorlopende lijn, in plaats van een los document per fase.
Het draaiboek dat je vooraf opstelt beschrijft wie waar staat en wanneer. Tijdens het evenement wordt diezelfde indeling het uitgangspunt voor de meldkamer, en na afloop vormt het logboek de basis voor de evaluatie, zonder dat je die drie momenten los van elkaar hoeft te documenteren. Ook de vergunningaanvraag bij de gemeente sluit hierop aan: hoe beter je draaiboek en veiligheidsplan op elkaar aansluiten, hoe soepeler dat traject verloopt.
- Draaiboek-rollen en tijdschema als basis voor de meldkamer-indeling
- Meldingen van beveiliging, EHBO en verkeer in één gedeeld beeld
- Evaluatie direct te exporteren, zonder handmatig verzamelen achteraf
Verantwoording richting opdrachtgever en gemeente
Het geëxporteerde logboek dient als bijlage bij de evaluatie die veel vergunningen na afloop vragen, en als onderbouwing richting je eigen opdrachtgever.
AVG en EU-hosting
Alle data staat versleuteld opgeslagen binnen de Europese Unie (Supabase, Frankfurt). Toegang is rol- en projectgebonden, met een audit-trail op iedere wijziging.
Veelgestelde vragen
Wat evenementenbureaus ons het vaakst vragen.
Kan IMS meerdere evenementen tegelijk ondersteunen als we ze in hetzelfde weekend draaien?
Ja. Elk evenement is een eigen project met een eigen team en eigen meldingen. Als organisator kun je tussen projecten schakelen zonder dat gegevens van het ene evenement zichtbaar zijn bij het andere.
Kunnen beveiliging en EHBO in hetzelfde systeem melden als wij?
Ja, dat is juist het uitgangspunt: iedere discipline gebruikt dezelfde meldkamer, met rolgebonden toegang. Een centralist of organisator ziet het geheel, terwijl een individuele post alleen ziet wat voor die post relevant is.
Vervangt IMS het veiligheidsplan of de vergunningaanvraag?
Nee. IMS is geen vervanging van het veiligheidsplan, het draaiboek of de vergunningaanvraag bij de gemeente, maar het operationele logboek dat tijdens het evenement bijhoudt wat er volgens die plannen daadwerkelijk gebeurt.
Moeten we voor elke gemeente een andere manier van rapporteren aanhouden?
Gemeenten verschillen in wat ze precies van een evaluatie verwachten, dus stem vooraf af wat de vergunningverlener wil zien. Het logboek zelf blijft hetzelfde; de manier waarop je het rapport samenstelt, kun je daarop aanpassen.
Hoe verhoudt het draaiboek zich tot het logboek tijdens het evenement?
Het draaiboek is de vooraf opgestelde planning; het logboek in IMS legt vast wat er tijdens het evenement daadwerkelijk gebeurt, inclusief afwijkingen van dat plan. Meer over de opbouw van een draaiboek lees je in onze kennisbank.
Ook interessant
Meer weten over draaiboek, vergunning of je eerstvolgende festival?
Zelf ervaren
Benieuwd hoe dit de regie over jouw producties overneemt?
We laten IMS zien aan de hand van jouw eigen draaiboek en vergunningsvoorwaarden. Vragen vooraf? Mail hallo@imsystem.nl.