Een evenement evalueren: van logboek naar evaluatierapport

De evaluatie is de laatste fase van elk evenement - en vaak de fase die er in de drukte na afloop bekaaid vanaf komt. Toch is een goede evaluatie waar de winst van een volgende editie vandaan komt: het is het moment waarop je met de gemeente, hulpdiensten en je eigen team vaststelt wat werkte, wat niet werkte, en wat dat betekent voor de volgende vergunningsaanvraag.

Welke evenementen worden eigenlijk geëvalueerd?

Niet elke gemeente evalueert elk evenement even uitgebreid, en dat is ook niet nodig. De gemeente Tilburg hanteert bijvoorbeeld een onderscheid waarbij B- en C-evenementen (de evenementen met een hogere risicoklasse) standaard worden geëvalueerd, terwijl A-evenementen alleen bij aanleiding - denk aan klachten of incidenten - worden besproken. Nieuwe evenementen worden er in het eerste jaar altijd nabesproken, ook als er niets bijzonders is gebeurd (gemeente Tilburg). Andere gemeenten leggen hun eigen grenzen vast in hun evenementenbeleid - vraag dus na hoe jouw gemeente dit organiseert, en welke rol de risicoklasse van je evenement daarin speelt.

Met wie evalueer je?

Een evaluatie is zelden een gesprek van één op één. Naast het interne debrief met je eigen team - beveiliging, EHBO-organisatie, vrijwilligers, techniek - vindt er meestal een apart gesprek plaats tussen organisator en gemeente, waarin bevindingen uit de aanvraag, controles tijdens het evenement en eventuele klachten van omwonenden worden besproken. Bij evenementen met een hogere risicoklasse sluiten ook politie, brandweer en GHOR vaak aan, zeker als er tijdens het evenement daadwerkelijk is opgeschaald volgens het calamiteitenplan.

Welke data heb je nodig voor een goede evaluatie?

Een evaluatie is alleen zo goed als de gegevens waarop ze is gebaseerd. In de praktijk loopt dit vaak mis: incidenten zijn genoteerd op papier dat na afloop kwijt is, of ze staan verspreid over WhatsApp-groepen van losse teams, zonder tijdstip of duidelijke opvolging. Voor een evaluatierapport dat ergens op slaat, heb je in elk geval nodig: elk incident met tijdstip, locatie en genomen actie; meldingen van overlast of klachten van omwonenden; bezoekersaantallen door de dag heen; en de daadwerkelijke inzet van beveiliging en medische hulpverlening ten opzichte van wat gepland was.

Dit is precies waar een digitaal logboek het verschil maakt. Wanneer centralisten, beveiliging en hulpverlening tijdens het evenement al hun meldingen, opvolgingen en foto’s op één centrale plek vastleggen - in plaats van in losse portofoongesprekken of chatberichten - hoeft er na afloop niets meer te worden gereconstrueerd of overgetypt. Elke melding is met tijdstempel en naam terug te vinden, inclusief wie wat heeft opgevolgd. Dat is niet alleen prettiger voor je eigen team: het is ook precies het soort onderbouwing waar een gemeente naar vraagt zodra een evaluatie iets minder soepel verloopt dan gehoopt.

Hoe bouw je een evaluatierapport op?

Een evaluatierapport hoeft niet dik te zijn om compleet te zijn. Een bruikbare opbouw:

• een korte samenvatting van het evenement en de belangrijkste cijfers;
• een overzicht van incidenten en meldingen, bij voorkeur direct geëxporteerd uit het logboek;
• wat goed ging, onderbouwd met concrete voorbeelden in plaats van algemene indrukken;
• wat beter kan, met een voorstel voor de aanpak bij de volgende editie;
• eventuele bijlagen: plattegronden, het veiligheidsplan en het logboek-export.

Wat zijn de gevolgen van de evaluatie?

Een evaluatie is niet vrijblijvend. De gemeente Tilburg geeft bijvoorbeeld aan dat negatieve bevindingen kunnen leiden tot strengere voorschriften, aangescherpte controles of intensiever toezicht bij de volgende editie - en in het uiterste geval tot het weigeren van een vergunning. Een eerder verleende vergunning is nooit een garantie voor de volgende (gemeente Tilburg). Een compleet, feitelijk onderbouwd evaluatierapport - met een logboek als bewijsstuk in plaats van een reconstructie achteraf - is dan ook net zo goed onderdeel van je risicomanagement als het veiligheidsplan zelf.