Risicoanalyse van een evenement maken

Vrijwel elk onderdeel van de voorbereiding van een evenement - het aantal beveiligers, het niveau van medische hulpverlening, de vraag of er een calamiteitenplan moet komen - vloeit voort uit één document: de risicoanalyse. Gemeenten gebruiken deze analyse om een evenement in te delen in een risicoklasse, en die klasse bepaalt vervolgens hoe zwaar de rest van het vergunningtraject wordt: hoe hoger de klasse, hoe meer hulpdiensten meekijken en hoe uitgebreider het veiligheidsplan moet zijn.

Een risicoanalyse is dus niet zomaar een verplicht nummer voor de gemeente, maar het instrument waarmee je als organisator zelf vooraf nadenkt over wat er kan misgaan - en dat is precies waarom het de moeite waard is om er zorgvuldig mee om te gaan, ook als je gemeente er zelf geen strak format voor voorschrijft.

Welke profielen gebruik je om het risico te bepalen?

De meeste veiligheidsregio’s en gemeenten werken met dezelfde drie invalshoeken om het risico van een evenement in kaart te brengen. Veiligheidsregio Twente omschrijft ze als volgt:

• Publieksprofiel - hoeveel bezoekers worden er verwacht, en wat voor publiek is dat: leeftijd, alcohol- of drugsgebruik, mate van organisatie (vrije toegang versus kaartverkoop).
• Activiteitenprofiel - wat er op het evenement gebeurt, van het bakken van snacks op een gasinstallatie tot motorcross of een voetbalwedstrijd met bijbehorende emotie.
• Ruimtelijk profiel - waar het evenement plaatsvindt: de bereikbaarheid voor hulpdiensten, de omgeving, weersgevoeligheid en de plattegrond van het terrein.

(Veiligheidsregio Twente.) Deze indeling is direct afgeleid van de landelijke Handreiking Evenementenveiligheid (HEV), het procesmodel dat het Nederlands Instituut Publieke Veiligheid (NIPV, voorheen IFV) samen met veiligheidsregio’s, gemeenten en politie heeft ontwikkeld voor vergunningverlening, voorbereiding, uitvoering en evaluatie van evenementen.

Hoe komt de gemeente tot risicoklasse A, B of C?

Op basis van deze drie profielen deelt de gemeente een evenement in een klasse in - vaak aangeduid als A, B of C, al gebruikt niet elke gemeente exact dezelfde letters of grenzen:

Zie voor een voorbeeld van een formeel vastgesteld risicomodel het risicoanalysemodel evenementen van de gemeente Heerenveen. Gebruik dit als illustratie, niet als landelijke norm: elke gemeente stelt haar eigen evenementenbeleid en risicomodel vast.

Wie voert de risicoanalyse uit, en wanneer in het proces?

Als organisator lever je meestal een eerste risicoanalyse aan bij je vergunningsaanvraag, als onderdeel van het veiligheidsplan. De gemeente toetst en bevestigt vervolgens de risicoklasse; Veiligheidsregio Twente geeft aan dat de gemeente deze classificatie uitvoert, en dat bij een C-evenement de veiligheidsregio een gezamenlijk advies van brandweer, politie en geneeskundige hulpverlening opstelt. Doe je dit voor het eerst, plan dan ruim voor de aanvraagtermijn een gesprek met het evenementenloket van je gemeente - risicoklasse en aanvraagtermijn hangen namelijk vaak samen.

Wat doe je met de uitkomst?

De risicoklasse en de onderliggende analyse sturen vrijwel elke andere keuze in je voorbereiding aan: het benodigde niveau van beveiliging, de inzet volgens de Veldnorm Evenementenzorg, en de scenario’s die je uitwerkt in je calamiteitenplan. Een hogere risicoklasse betekent in de praktijk meer overleg met hulpdiensten, een uitgebreider veiligheidsplan en vaak een langere doorlooptijd voor de vergunning.

Hoe hou je de risicoanalyse actueel?

Een risicoanalyse is geen eenmalig document dat je na de vergunningverlening in een la legt. Wijzigt het programma, het verwachte bezoekersaantal of de locatie-inrichting, werk de analyse dan bij en meld dat bij je gemeente. En gebruik wat er tijdens het evenement daadwerkelijk gebeurt - de meldingen, incidenten en bijna-missers uit je logboek - als input voor de volgende editie: dat is precies waar de evaluatie na afloop voor bedoeld is.